Штатное расписание и пример заполнения штатного расписания

Сегодня поговорим на тему: "Штатное расписание и пример заполнения штатного расписания". На странице представлена информация полностью раскрывающая тему. В случае возникновения вопросов вы их всегда можете задать дежурному специалисту.

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

  1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
  2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
  3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

[1]

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

[2]

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Теория для кадровика: как правильно составить штатное расписание

В ходе хозяйственной деятельности любой организации у нее образуется множество документов. Некоторые специфичны только для определенной отрасли, другие присутствуют во всех хозяйствующих субъектах без исключения. К последним относится и штатное расписание.

Что такое штатное расписание?

Штатное расписание — обязательный документ

Штатное расписание входит в число документов, наличие которых обязательно в каждой компании. Основное назначение этого документа это регламентирование количества и названия должностей, необходимых организации.

Унифицированная форма предполагает также подсчет фонда заработной платы, но в связи с тем, что в последнее времени большинство компаний уходят от окладов, переходя на сдельную и повременную системы вознаграждения труда, сведения о заработной плате выразить конкретной суммой становится невозможным.

Для создания штатного расписания есть унифицированная форма. Но она, как и все прочие стандартные бланки не обязательна к использованию, а только рекомендована. Тем не менее, ею пользуется большинство предприятий.

Можно разработать и утвердить свой бланк расписания, или к существующей Т-3 добавить нужные колонки, или, наоборот удалить ненужные. Период использования штатного расписания составляет обычно один год, и в начале нового календарного года его утверждают заново. Но это тоже не нужно делать в обязательном порядке, а просто целесообразно для оптимального ведения делопроизводства.

Штатное расписание, срок действия которого окончился, подлежит отправке на хранения. Срок хранения его в Перечне типовых документов указывается как постоянный. Это значит, что в организации должны быть экземпляры штатных расписаний за весь период ее существования.

Обратите внимание! Работодатель не должен знакомить сотрудника со штатным расписанием под роспись в отличие от прочих локально – нормативных актов, утвержденных в организации

Основные реквизиты штатного расписания

Штатное расписание — юридический документ

Как и любой другой локально-нормативный документ организации штатное расписание должно иметь ряд определенных реквизитов, наличие которых придают ему юридическую законность.

Рассмотрим необходимые реквизиты на примере унифицированной формы Т-3, поскольку она разрабатывалась с соблюдением всех основ делопроизводства.

  • В правом верхнем углу обычно проставляется наименование формы и реквизиты утверждения (дата и номер документа).
  • Чуть ниже предусмотрена строка для наименования организации. Его нужно указывать полностью, а в скобках рядом можно указать сокращенное название. Например: Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»).
  • Ниже идет собственно название документа и его номер и дата составления. Номер документа нужен для того, что бы, если в организации утверждают несколько экземпляров штатного расписания, у каждого был свой порядковый номер.
Читайте так же:  Проверить готовность регистрации ооо

Штатное расписание может утверждаться на каждый отдел или структурное подразделение, некоторые также выделяют по категориям работников:

  1. АУП и ИТР
  2. Рабочие
  3. Малочисленный обслуживающий персонал

Но с точки зрения удобства ведения делопроизводства все, же лучше вести штатное расписание одним документом, с разбивкой внутри него по структурным подразделениям с выведением подитогов. В этом случае будет четко видна штатная структура всей организации и количество ставок в целом.

[3]

Еще ниже строчка, в которой указывается срок действия и период начала действия документа.
Справа от этой строки ставится гриф «УТВЕРЖДЕНО» и указываются реквизиты приказа, которым был утвержден данный документ, а также проставляется количество штатных единиц.

Поскольку в штатном расписании не предусмотрены места для подписи руководителя и печать в конце документа, то общепринята такая практика, что руководитель расписывается напротив слова «УТВЕРЖДЕНО» и сверху ставится печать.

Но, обратите внимание, закон этого не требует и штатного расписания нет в перечне документов, на которых ставится гербовая печать в обязательном порядке. Далее идет непосредственно само штатное расписание, о его заполнении чуть ниже. В конце документа ставится две подписи:

  • сотрудника отдела кадров
  • главного бухгалтера

Эти два специалиста в одинаковой мере несут ответственность за составление штатного расписания, отдел кадров отвечает за правильное наименование должностей и их количество, главный бухгалтер проверяет правильность данных о заработной плате.

Соблюдение наличия всех необходимых реквизитов и правильность их заполнения придает штатному расписанию статус юридически значимого документа.

Заполнение унифицированной формы Т-3

Штатное расписание имеет четкую структуру

В унифицированной форме предусмотрено 10 колонок, начнем по-порядку:

  • 1 колонка предназначена для внесения наименования структурного подразделения, к которому относится должность. Например:
  1. Правление
  2. Бухгалтерия
  3. Отдел снабжения и т.д.

В маленьких организациях, где нет четкого деления по отделам, здесь можно ничего не проставлять или внести краткое наименование организации.

Все эти надбавки можно не указывать конкретно, а сделать ссылку на локально-нормативный документ, который полностью регламентирует систему оплаты труда в организации. Например, внести следующую Запись: «Премии и надбавки согласно Положению об оплате труда и надбавках работников ООО «Ромашка».

  • 9 колонка предназначена для подсчета полной суммы оплаты труда, но как уже говорилось выше, при указании формы оплаты труда не в числовом выражении (оклад), выведение точной суммы не предоставляется возможным, а значит, данная колонка остается незаполненной.
  • 10 колонка, носит название: «Примечание». В ней могут проставляться дополнительные данные по должности:
  1. Минимальная расчетная сумма заработной платы (сумма меньше которой работник не будет получать);
  2. Часовая тарифная ставка, если для должности установлена почасовая форма оплаты труда;
  3. Примечание о количестве человек на должности. Например, указана 1 штатная единица, но работают 4 человека по 0,25 ставки и т.д.
  4. Эта колонка при отсутствии в ней важной информации также может быть удалена.
  5. Должности заполняются построчно, в конце предусмотрена итоговая строка, в которой указываются суммы по столбцам.
  6. Если в штатном расписании должности разбиты по отделам и участкам, то целесообразно вносить итоговую строку после каждого блока, а в последней строке суммировать данные по всей организации.

Можно сделать вывод, что если даже работодатель самостоятельно составляет формы для штатного расписания в нем необходимо предусмотреть отражение следующих сведений:

  1. Наименование должности
  2. Количество штатных единиц
  3. Форма оплаты труда

Внесение изменений в штатное расписание

Чтобы внести изменения в штатное расписание, необходим соответствующий приказ

Нередко возникают ситуации, когда в течение периода действия штатного распивания необходимо внести изменения добавить или исключить должность. Производится это обязательно с помощью приказа, в котором указывается причина изменения количества должностей. И к приказу прилагается новая редакция штатного расписания.

Можно не переутверждать штатное расписание полностью, а сделать выписку соответствующего структурного подразделения. Исключением является проведения сокращения, в этом случает законодательство четко говорит, что должна быть утверждена новая редакция штатного расписания.

Главное в начале следующего года не забыть внести изменения, внесенные в виде выписки в основное штатное расписание. В любой организации правильное ведение документации обеспечивает половину успеха, это касается, в том числе и штатного расписания. Нужно не забывать, что оно является обязательным для любой организации, в которой есть трудовые отношения хотя бы с одним человеком.

О штатном расписании (правила заполнения) — в тематическом видеоматериале:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Штатное расписание и пример заполнения штатного расписания

Практически в каждой организации имеется такой документ, как штатное расписание. Для кого-то это определение в новинку, ну а опытные руководители не понаслышке знают, что это такое. О предназначении этого документа, оформлении и правилах заполнения вы узнаете далее в статье.

Что такое штатное расписание и для чего оно нужно?

Штатное расписание должно быть у каждого предприятия

Штатное расписание – это документ, который должен быть у каждого предприятия. В нем прописывается состав штата и количество сотрудников, а также должности и заработная плата. Штатное расписание представляет собой разделение труда сотрудников.

Такое расписание необходимо организациям, чтобы контролировать и формировать численность и состав штата. Оформление данного документа производится согласно форме Т-З.

Стоит отметить, что в Трудовом Кодексе Российской Федерации не прописано, что предприятия обязаны иметь штатное расписание, однако Роскомстат требует наличие документации, в которой ведется учет оплаты труда.

Решение о найме сотрудников начальство принимает, отталкиваясь от штатного расписания. В нем указывают структурное подразделение и должность служащего. Чаще всего штатное расписание заполняется в бухгалтерии. Однако, это не совсем правильно, т. к. такая деятельность не входит в обязанности бухгалтера.

Согласно, Квалифицированному справочнику должностей, штатное расписание обязан заполнять экономист по труду. К сожалению, в большинстве компаний такая должность вовсе отсутствует. Именно поэтому, руководители самостоятельно назначают одного из сотрудников заниматься этим делом, а наиболее близкой к должности экономиста является профессия бухгалтера.

Если на сотрудника, не имеющего обязанность вести штатное расписание, возлагается данная работа, то составляется специальный приказ о возложении на него такой ответственности. Штатное расписание составляется за определенное число, а утверждается в первый день нового года.

Документ не начинает действовать, пока руководитель не подпишет приказ.

В случае необходимости внесения поправок в утвержденное расписание, оформляется приказ и изменения вносятся только по согласованности с начальством и сотрудниками. Самой важной функцией данного документа является то, что он может послужить доказательством в судебном разбирательстве, если предприятие не приняло человека на работу ввиду того, что требуемой им должности нет в штатном расписании организации.

Следовательно, его увольнение оправдано. Однако, чтобы штатное расписание действительно помогло в суде, оно должно быть грамотно сформировано. Штатное расписание имеет силу документа, если оно прошито, пронумеровано, утверждено печатью предприятия, подписано начальством и бухгалтерией.

Читайте так же:  Возмещение ндфл за лечение

Правильное заполнение штатного расписания

Пример заполнения штатного расписания

Организациям не запрещается создавать собственные формы бланков расписания, однако рекомендуется использовать унифицированную форму Т-З, так как в конфликтных ситуациях вне организации возникнет меньше недоразумений. Рассмотрим каждый пункт единого бланка:

  • Наименование предприятия необходимо вписывать в форму документа точно так же, как оно выглядит в учредительных документах.
  • В единой форме есть пункты даты составления и даты вступления документа в силу, а также указывается период времени, в течении которого он будет действовать. Обычно это год. Будьте внимательны при заполнении, так как даты заполнения и начала действия чаще всего разные.
  • Названия подразделений организации должны быть прописаны так же, как во всех официальных документах предприятия. Коммерческие организации могут самостоятельно решать, какие подразделения вписывать в штатное расписание, в то время как государственные учреждения с высокой степенью опасности работы должны подчиняться официальному общероссийскому отраслевому классификатору, а также другим нормативным документам. От этого будет зависеть будущая пенсия служащих и льготы.
  • Число штатных единиц каждой должности зависит от того, насколько организация нуждается в них.
  • Стоимостные показатели должны быть указаны в рублях. В случае, если это сделать трудно или невозможно, ввиду использования иной системы оплаты, то они указываются в процентах, коэффициентах.
  • Колонка «Надбавки». Этот пункт включает в себя все премии, поощрительные оплаты, доплаты и т.д. Необходимо, в специально отведенной колонке указать размер и причину надбавки к зарплате.

Предпоследняя колонка (последней идут «Примечания») представляет собой месячный фонд заработной платы.

Пример заполнения

Наименование Код Должность Количество штатных единиц Тарифная ставка Надбавки Всего Примечания
Администрация 01 Генеральный директор 1 24000 За ненормированный день — 20
За знание иностранного языка — 10 32400 руб.

Штатное расписание в учреждениях с филиалами

Штатное расписание — для организации работы

Сотрудники организации, трудящиеся в филиалах, входят в штат организации, поэтому штатное расписание может быть только одно. Однако, для большего удобства и слаженности работы, можно составить штатное расписание отдельно каждого филиала.

Эти документы будут составляющими общего штатного расписания предприятия. Наличие второстепенных расписаний удобно при предоставлении сотрудникам документа, где указаны оклады.

Работники одних и тех же должностей в разных регионах могут получать различную заработную плату. К тому же, им вовсе не обязательно быть в курсе размера з/п друг друга. Поэтому, рекомендуется составлять отдельные штатные расписания.

Таким образом, штатное расписание – необходимый документ для любого учреждения. Он делает работу предприятия организованной и сокращает вероятность путаниц и недопонимания между служащими.

Формируем штатное расписание с помощью видеоподсказки:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Все, что нужно знать про штатное расписание в 2019 году

Однако на практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся в аспектах подготовки и ведения документа: штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Согласно части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.

Точность в наименовании должности также важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот будет точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением Кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.

Чем грозит отсутствие штатного расписания

Поскольку форма штатного расписания лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, для чего нужно штатное расписание в организации 2019? Ответ прост. Этот бланк обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого они должны быть в штатном расписании).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание

Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этот специалист должен знать, как разработать штатное расписание. Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок в штатном расписании. Официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание можно составить на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

  • указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатного расписания;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание

Штатное расписание — локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и и содержащий сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), однако жестких ребований использовать именно ее нет — форма является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму штатного расписания № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит пустой документ:

Как заполнять штатное расписание по форме № Т-3

Разберем пошагово заполнение формы на образце. Реквизиты формы оформляем следующим образом (см. пример).

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в штатном расписании указывается в скобках, следом за полным.

Видео (кликните для воспроизведения).

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Читайте так же:  Открыть оффшор

Номер документа и дата составления записывается в штатном расписании в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное и с какой даты он вступает в силу.

Заполняем графы штатного расписания, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения в штатном расписнаии также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация в штатном расписании указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество единиц в штатном расписании указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).

Тарифная ставка, оклад в штатном расписании указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ, тарифная ставка и оклад имеют фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 штатного расписания указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В разделе штатного расписания «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц, а также итоговую сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.

Подписи под проектом штатного расписания ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Готовим приказ на утверждение

Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание, его нужно утвердить соответствующим приказом по основной деятельности. Реквизиты приказа проставляются в верхнем правом углу бланка следующим образом.

В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единици срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляются на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности. Приказ о штатном расписании (образец 2019), скачать который можно ниже по ссылке, может выглядеть следующим образом:

Как вносить изменения в штатаное расписание

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ. Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца, а также обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если же, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Штатное расписание: творим самостоятельно

Оштрафовать фирму за отсутствие штатного расписания нельзя: это не нарушение трудового или налогового законодательства. Ведь обязанность иметь такой документ прямо в Трудовом кодексе не прописана. Хотя фраза «в соответствии со штатным расписанием» там все же содержитс Кроме того, этот документ не является первичкой, необходимой для признания расходов в налоговом учете. Почему же интернет-форумы пестрят обсуждениями о том, как его заполнить? Да и к нам в редакцию с подобным вопросом читатели обращаются довольно часто.

Зачем нужно штатное расписание

ОБМЕН ОПЫТОМ

“ До чего живуче наше советское наследие, где штатное расписание, наряду с печатью и сметой, считалось основой финансовой самостоятельности учреждения: «. оклады по штатному расписанию и с учетом соотношений численности руководителей, специалистов и служащих. ».

Может, в бюджетной сфере контроль слабоват, поэтому без штатного расписания там и не обойтись. Но в работающих ради прибыли коммерческих компаниях самое главное — это сэкономить и проконтролировать. Если фирма небольшая, то руководитель поименно знает, кто, как и за что работает. В средней и тем более крупной компании отчеты по кадрам такие бывают, что типовое штатное расписание, как говорится, и рядом не лежало.

Так что сами думайте: иметь вам штатное расписание или не иметь. Я отвечаю так: «В нашей организации такого документа нет!

Читайте так же:  Банкротство ооо с долгами пошаговая инструкция

На самом деле полное, правильно составленное штатное расписание обобщает сведения о численности и структуре персонала организации и расходах на зарплату. То есть из него вы можете видеть, сколько штатных единиц способны обеспечить нормальную деятельность компании и сколько денег надо на зарплату.

Примерно то же самое хотят увидеть из вашего штатного расписания и проверяющие. Налоговой или трудовой инспекциям, ПФР и ФСС предписано запрашивать на проверках штатное расписание, и они это делают. Сопоставляют сведения из него с информацией о зарплатах из трудовых договоров, приказов о приеме на работу, расчетных листков, показаний работников. В частности, для выявления серых выплат, проверки правильности расчета страховых взносов или применения налоговых льго

Между прочим, встречаются суды, которые поддерживают трудинспекции и штрафуют компании за нарушение трудового законодательства, когда размер оклада, прописанный в трудовом договоре, не соответствует размеру, указанному в штатном расписани

Есть и такая позиция судей: штатное расписание в полной мере подтверждает величину оклада работника наравне с трудовым договором и приказом о приеме на работ Но не все суды считают штатное расписание необходимым для компании документом, в частности доказывающим уровень зарплат в организаци

Кроме того, штатное расписание может пригодиться в случае спора с работником, уволенным с формулировкой «по сокращению численности/штата работников». Чтобы доказать правомерность увольнени вы можете представить в суд именно штатные расписания и/или изменяющие их приказы, издававшиеся до и после отказа:

  • от каких-либо должностей, если было сокращение штата (предположим, устранена должность старшего кассира);
  • от каких-либо штатных единиц, когда прошло сокращение численности (к примеру, вместо трех единиц кассиров осталась одна).

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Штатное расписание с внесенными в него изменениями послужит дополнительным доказательством в случае судебного спора с работником, уволенным по сокращению численности или штата.

И если у вас не будет изменений в штатном расписании на дату издания приказа об увольнении работника по сокращению, суд может восстановить его на работе и обязать вас оплатить ему дни вынужденного прогул

Так что решение — иметь или не иметь штатное расписание — действительно за вами. И наши дальнейшие рекомендации для тех, кто утвердительно ответил на этот вопрос.

Что записать в штатном расписании

При составлении этого документа можно воспользоваться формой Обязательной она уже не является, но, чтобы вам не изобретать велосипед, возьмите ее за основу и при необходимости доработайте «под себя». Допустим, в вашей фирме нет надбавок — тогда уберите ненужную графу.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Порядок оформления первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте об учетной политике организации.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1, содержат необходимые реквизиты, соответствуют требованиям законодательства, привычны в работе. Поэтому рекомендуется продолжать использовать эти формы, в том числе форму

Мы приводим образец заполнения штатного расписания с использованием унифицированной формы

Унифицированная форма № Т-3 — Штатное расписание (бланк)

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

  • перечень структурных подразделений;
  • наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
  • сведения о количестве штатных единиц;
  • информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

  • на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
  • единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
  • профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).
Читайте так же:  Наложение ареста на единственное жилье должника

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

Видео (кликните для воспроизведения).

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018».

Источники


  1. Неустойка. Судебная практика и образцы документов. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2018. — 746 c.

  2. Матвиенко, Л.О.; Соколов, А.Н. Как оформить земельный участок в собственность; М.: Инфра-М, 2013. — 425 c.

  3. Хргиан, А.Х. История и методология естественных наук. Выпуск 03. Физика / А.Х. Хргиан. — Москва: СПб. [и др.] : Питер, 2012. — 292 c.
Штатное расписание и пример заполнения штатного расписания
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here