Что представляет собой протокол формальность или важный документ

Сегодня поговорим на тему: "Что представляет собой протокол формальность или важный документ". На странице представлена информация полностью раскрывающая тему. В случае возникновения вопросов вы их всегда можете задать дежурному специалисту.

Что представляет собой протокол: формальность или важный документ

Слово «протокол» — однозначно, многопрофильное понятие. С древности за ним закрепился обобщенный смысл, характеризующий протокол документом, который используется для фиксации некоторых событий, фактов и договоренностей.

Несмотря на это, время текло – сферы жизнедеятельности развивались, а семантика данного определения становилась в разы больше. Так, например, слово «протокол» широко используется в информатике, представляя собой некоторый стандарт передачи данных в информационных сетях или электронную базу данных с содержанием информации о конкретных событиях, фактах.

Однако и по сей день в стандартном виде под протоколом понимается некоторый документ. Подробней о его формате, особенностях и сферах применения поговорим сегодня.

Трактовка слова в разных сферах жизнедеятельности

Протокол — формальный документ

Как было отмечено выше, с древней истории, предположительно со времен постройки египетских пирамид, семантика термина «протокол» стала заметна шире.

Конечно, существенная модернизация и видоизменения в трактовке данного слова имели место, однако в большинстве его формулировок оно сохранил свой истинный формат документа.

Содержание бумаг с названием «протокол» и их общая формация определяются тем, в какой именно сфере жизнедеятельности, науки они используются. В качестве типовых примеров стоит выделить следующие формулировки рассматриваемого термина:

  • Протокол – это листовый одинарный документ, который приклеен к папирусовому свитку и содержит в себе титульную информацию данного свитка, а также его краткое содержание (в сфере исторического документоведения).
  • Протокол – бумага определенной формации, использующая для законной фиксации случившихся или происходящих событий (в юриспруденции).
  • Протокол (собрания) – документ, составленный в официальной письменной форме и отражающий ход, результаты, особенности течения некого собрания (в сферах обществоведения, судебной практики и многих других).
  • Протокол (соревнований) – документация, использующаяся и создающаяся для слежения за ходом и результатами спортивных соревнований (в спорте).
  • Протокол – один из многочисленных видов международных соглашений или его части в виде приложения (в сфере международных отношений).
  • Протокол – некоторая устоявшаяся, скорей всего, исторически, форма проведения конкретных церемоний, процедур или иных официальных мероприятий, определяющая основные правила и предписания к их реализации (в деловой сфере отношений).
  • Протокол (диагностических процедур или терапии больного) – план, составленный врачом и используемый для организации терапевтических процедур относительно конкретного человека (в медицине).

Как видите, трактовок у термина «протокол» довольно-таки много. Большинство формулировок существенных различий между собой не имеют, однако в любом случае они есть и их важно уметь выделять при рассмотрении определения в конкретной сфере жизнедеятельности человека.

В противном случае из-за незнания каких-то базовых понятий можно допустить некоторые ошибки, которые конкретно в вашей ситуации будут просто недопустимы.

Что такое протокол и как правильно его составлять, подскажет видеосюжет:

Отличительные особенности любого протокола

Протокол имеет четкую структуру

Протокол, как и любой другой документ, во всех своих ипостасях имеет некоторую ярко выраженную структуру. В качестве его базовых отличительных особенностей стоит выделить:

  1. Обособленность, то есть – независимость документа от других правовых актов или менее значимых бумаг (в большинстве случаев).
  2. Значимость рассмотрения относительно какого-либо вопроса (к примеру, в деловой сфере относительно переговоров, а в юриспруденции – юридического факта).
  3. Типовая структура оформления (тут, естественно, речь идет о шаблонном содержании документа вне зависимости от сферы его применения).

К менее же отличительным особенностям протокола можно отнести его общую формацию предназначения, которая заключается в составлении и сохранении данных о некотором событии, факте и подобных явлениях.

В отличие от обособленности, значимости рассмотрения или того же предназначения, структура оформления протокола – это неизменная величина, константа. Учитывая такое положение дел, для выявления протокольных документов следует использовать именно ее. В обычном виде содержание протокола включает в себя:

  • Перечень лиц, являющихся основными субъектами ситуации, описываемой в документе. Например, при деловых переговорах ими являются участники таковых, при общем собрании жильцов дома – жильцы, при выписывании протокола нарушения ПДД – нарушитель и инспектор.
  • Основная информация, касающаяся описываемого в протоколе факта, события и подобных вещей. Здесь структура данных определяется с учетом сферы применения протокольного документа. То есть, основная информация протокола всегда будет различна. В ранее взятых примерах протокольных бумаг она может описывать рассматриваемые вопросы в ходе деловых переговоров или общего собрания дома, а также детально отражать характер совершенного нарушения ПДД.
  • Формальные пункты, которые определяют дату составления/действия протокола, результат свершившегося события, подписи его субъектов и подобное. Пожалуй, каких-либо конкретных пояснений здесь не требуется.

Стоит отметить, что протоколы имеют две основные формы составления – краткие и полные. Естественное, существенное отличие между ними заключается в содержании документа, которое может либо быть максимально кратким, лаконично отражающим суть протокольной бумаги, либо наоборот – составлено с уточнением малейших нюансов ситуации, рассматриваемой в протоколе. Формат составляемого документа выбирается непосредственно его составителем с учетом особенностей конкретной ситуации.

Общепринятые правила оформления протоколов

Протокол заполняется четко и аккуратно

Резюмируя сегодняшний материал, обратим внимание на принципы или, как будет правильней, правила оформления протоколов. Безусловно, для каждой сферы применения подобных бумаг фундаментальные основы их составления могут быть свои, однако и здесь можно выделить некоторые общие положения, встречающиеся вне зависимости от особенностей конкретных ситуаций.

К подобным, общепринятым правилам оформления протокола стоит отнести:

  • Аккуратность и грамотность составления документа. Главное в оформлении протокола – это доступность его рассмотрения для субъектов рассматриваемой в бумаге ситуации. При этом совершенно неважно, оформлен ли документ письменно, в печатном формате или имеет ли специализированную лексику. Если он понятен тем людям, относительно которых составлялся, значит — протокол оформлен верно.
  • Сохранение общепринятого содержания протокольной документации. Как было упомянуто выше, в любом протоколе выделяют три основные составные части – перечень субъектов рассматриваемой ситуации, факта, описание последних и некоторые формальные пункты. Все это, хотя бы максимально кратко, важно отражать в абсолютно любом протоколе. В ином случае составленную бумагу, возможно, и нельзя будет отнести к протокольной документации.
  • Соблюдение мер законности. Наверное, детально объяснять этот аспект оформления протоколов не нужно. Каждый человек понимает, что организуемые им правоотношения и составляемые по ним документы не должны приступать определенные законом нормы. Если нечто подобное случится, то никакой фактической и юридической значимости оформленные бумаги иметь не будут. Такого исхода событий допускать не стоит.

Пожалуй, на этой ноте относительно протокольных документов повествование можно завершать. Надеемся, представленный материал был полезен каждому читателю и дал ответы на интересующие вопросы. Удачи во всех начинаниях!

Читайте так же:  Испытательный срок по трудовому кодексу

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Красная строка № 27 (422) от 22 сентября 2017 года

Формальность формальности — рознь

История одного увольнения

Один бывший председатель колхоза рассказал мне историю, как он однажды попытался уволить скотника за беспробудное пьянство.

— Так меня сразу вызвали в прокуратуру района и прочистили мозги, — вспоминал мой собеседник. — Ты почему, такой-разэтакий, сразу уволил человека? А где предупреждение, где выговор? Почему через ступеньки скачешь?

[1]

Можно сказать — формальности, а поди ж ты! Им придавалось большое значение, даже если скотник — пьяница. И логика подобного юридического формализма была в том, что власть, государство защищали, прежде всего, интересы трудящихся. Без всякого пафоса и предпочтений. Просто идеология была такая в прежнем нашем государстве — примат интересов наемных работников, а не работодателя.

История, которую рассказал мне недавно Сергей Иванович Тимошенко, тоже, в общем, соткана из нескольких юридических «формальностей». Но, как выражается нынче молодежь, заточены они уже совсем под другую идеологию.

История простая. Даже, можно сказать, банальная. Уволили Сергея Ивановича по статье 77 п. 7 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть «в связи с отказом от продолжения работы после изменения условий трудового договора». По иронии судьбы работал Сергей Иванович специалистом по охране труда в детской областной больнице. Должность хлопотливая, если не закрывать глаза на разные «мелочи», которыми обычно пытаются пренебречь руководители. Сергей Иванович с начальством спорил, помогал людям отстаивать свои права. Но уволили его как бы не за это. Просто однажды, в апреле 2017 года ему вручили уведомление, что он, специалист по охране труда, лишается дополнительного отпуска. Каких-то девяти дней! Но Тимошенко, как говорится, «пошел на принцип». Оскорбительной показалась та небрежность, с которой администрация поставила его пред фактом неких изменений в условиях труда. А как же коллективный договор? Когда и кто пересмотрел его? Оказывается, пересмотрели, и с Тимошенко не посоветовались.

Позже в судебном решении все сомнения Сергея Ивановича были выжаты досуха и уложены в скупые формулировки: «Истец указывает, что его увольнение является незаконным, поскольку изменение условий трудового договора осуществлено с нарушением действующего законодательства — соответствующие изменения в коллективный договор внесены с нарушением установленной процедуры, что подтверждено справкой Орловской областной организации профсоюза работников здравоохранения…».

К этой справке мы еще вернемся. Но прежде чем Тимошенко обратился в профсоюз за помощью, администрация больницы соблюла в отношении него ряд формальностей. Ему предложили на выбор пять должностей — слесарь-сантехник, сторож, рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту зданий и сооружений, подсобный рабочий и уборщик территории. Но не предложили, например, должность начальника отдела охраны труда. Суд посчитал, что два диплома о высшем образовании по специальности «Физика» и «Автомобили и тракторы» в данном случае не в счет. А несколько удостоверений, подтверждающих знания С. И. Тимошенко различных вопросов охраны труда, были признаны недостаточным основанием для того, чтобы претендовать на должность начальника отдела охраны труда. Вот если бы был у Тимошенко третий диплом, профильный — вот тогда…
И получилось с виду вполне законным, что отказавшийся стать подсобником или уборщиком человек с двумя дипломами о высшем образовании был уволен. И суд эта формальная логика администрации вполне удовлетворила.

Не услышан был и довод С. Тимошенко о том, что роковые изменения в коллективном договоре «были осуществлены на основании протокола заседания комиссии по переговорам». «Однако сам протокол, — как настаивал уволенный Тимошенко, — оформлен с нарушениями требований законодательства: он не подписан всеми членами комиссии, не содержит конкретных сведений о вносимых в коллективный договор изменениях, не подкреплен письменными соглашениями о внесении изменений в коллективный договор». Об отсутствии целого ряда документов по ведению коллективных переговоров, выработке и заключению колдоговора сказано и в упомянутой выше справке проверяющего из профсоюза. Можно сказать, тоже — формальность. Но, видимо, одна другой — рознь. Суд счел эту справку несостоятельной. Почему? Да просто на основании другой, но, видимо, более приемлемой формальности: потому что — цитирую: «…Данная организация не запрашивала у ответчика никаких документов о соблюдении процедуры внесения изменений в коллективный договор, в связи с чем вывод о допущенных нарушениях является необоснованным». Непонятно, почему утерся профсоюз после такого плевка: по формальной логике ответчика и суда получилось, что профсоюзный специалист взял с потолка все данные для своей справки?

«Довод истца о том, что протокол № 3 комиссии по переговорам от 03.04.2017 г. оформлен с нарушением требований законодательства, суд также отклоняет, — читаем дальше в судебном решении. — Суд учитывает, что действующим законодательством не предусматривается запрет на подписание протокола заседания комиссии лишь сопредседателем комиссии и секретарем комиссии, и одновременно не предусматривает обязанность подписания протокола всеми членами комиссии…». Вот вам еще один пример великой силы формальностей. С их помощью можно человека защитить от произвола, а можно обеспечить условия для договоренностей против него. Все зависит от поставленной задачи, от того, чьи интересы обслуживает право.

Маркс с его «узаконенным беззаконием» сегодня не котируется. Значит, будем цитировать действующих судей: «При этом суд принимает во внимание показания свидетеля Козловой И. С. (председателя первичной организации профсоюза. — «КС»), которая подтвердила, что на заседании комиссии присутствовали все ее члены, и все сведения, закрепленные в протоколе, отражают их общее волеизъявление». Почти, как в известной кинокомедии: «Это нога — у того, у кого надо нога!»

Несостоятельным признан и довод истца о том, «что изменения в коллективный договор внесены в отсутствие письменного соглашения между представителями работодателя и работников». Суд пришел к выводу: «Из пункта 1.11 коллективного договора не усматривается, что такое соглашение должно оформляться в письменной форме. Более того, суд исходит из того, что протокол № 3 комиссии по переговорам является надлежащей формой такого соглашения…».

Но вот же он, этот протокол: «Повестка дня. О подписании изменений № 2 к коллективному договору бюджетного учреждения здравоохранения (такого-то). Соглашение достигнуто по всем пунктам изменений № 2 бюджетного учреждения (такого-то). Разногласий нет. Решение: подписать изменения № 2 к коллективному договору бюджетного учреждения здравоохранения (такого-то). Подписи сопредседателей комиссии». Вам что-нибудь понято из этого документа о характере изменений, внесенных в коллективный договор? Нет? Наверное, вы не на своем месте!

Есть и еще один любопытный момент во всей этой истории. Оказывается, в Российской Федерации при рассмотрении в судах дел о восстановлении на работе лиц, уволенных по статье 77 п. 7 Трудового кодекса, принято учитывать, что работодатель обязан доказывать, что изменения условий трудового договора, повлекшие увольнение работника, в свою очередь, «явились следствием изменений организационных или технологических условий труда». На этом в свое время настоял Пленум Верховного суда РФ. Обнадеживающая формальность, не правда ли? Ну, действительно, если уж увольняешь работника, так изволь обосновать, почему так уж нужно было изменять коллективный договор!

Читайте так же:  Полномочия и обязанности помощника судьи

Но на то она и идеология, чтобы манипулировать формальностями! Знаете, почему была затеяна вся эта кутерьма с колдоговором в областном бюджетном учреждении под названием «Научно-клинический многопрофильный центр медицинской помощи матерям и детям имени З. И. Круг­лой (БУЗ ОО «НКМЦ им. З. И. Круг­лой)? Вчитайтесь внимательно в следующий текст: «С 01.11.2016 постановлением правительства Орловской области от 01.08.2016 г. № 306 «Об утверждении положения об оплате труда работников казенных учреждений здравоохранения Орловской области, Примерного положения об оплате труда работников бюджетных учреждений здравоохранения Орловской области и Порядка оплаты труда руководителей бюджетных и казенных учреждений здравоохранения Орловской области, их заместителей, главных бухгалтеров» введена новая система оплаты труда работников учреждений здравоохранения, что привело к увеличению окладов (в два раза), компенсационных и стимулирующих выплат и, соответственно, к существенному увеличению фонда оплаты труда.

В марте по результатам проверки Территориальным фондом обязательного медицинского страхования Орловской области целевого использования средств в учреждении проведен анализ фактически отработанного времени в условиях ненормированного рабочего дня сотрудников, занимающих должности, которым установлен ненормированный рабочий день. В ходе анализа учета рабочего времени сотрудников выяснилось, что в коллективный договор включены должности, работа на которых не предполагает привлечение работников по распоряжению работодателя к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени». (Конец цитаты).

Для Сергея Ивановича Тимошенко это, в частности, означало, что он по всем подсчетам не перерабатывал якобы более 40 часов в неделю. Хотя сам он уверяет, что выполнял обязанности, которые в былые времена тащил бы на себе целый отдел. Но фонд оплаты труда вырос более чем в два раза явно не за счет этих несуществующих штатных единиц и даже не за счет дополнительной оплаты дежурств медиков на дому. Раздулось где-то в другом месте, скорее, где-то сверху. Соответственно, компенсирующее сжатие произвели снизу. Так надо понимать? Все юридические формальности были соблюдены. Кто не согласен, остался за воротами предприятия. И суд не помог.

Другие времена — иная роль формальностей в судьбах трудящихся.

Что представляет собой протокол: формальность или важный документ

Журнал «Новая бухгалтерия»
N 12, 2009 год

Татьяна Пономарева, «ЭЖ»

Исход спора порой определяют не существенные обстоятельства дела или способности адвокатов, а досадные формальные ошибки. Так, если судебное постановление подписано не тем судьей, который рассматривал дело, документ подлежит отмене. Об этом еще раз напомнил Президиум ВАС РФ в постановлении от 17.11.2009 N 10118/09. Этот арбитражный спор возник по поводу процедуры административного дела, в котором формальности не менее важны, чем в судебном процессе.

Судья, да не тот!

Даже если дело выиграно в федеральном арбитражном суде, судебное постановление на руках, радоваться рано. Как минимум стоит проверить, соответствуют ли фамилии судей, рассматривавших дело (указаны во вводной части постановления), и тех, кто его подписал (см. резолютивную часть). Иногда эти фамилии не совпадают.

Так, согласно резолютивной части постановления ФАС Дальневосточного округа N Ф03-1992/2009, датированной 06.05.2009, и вводной части постановления, изготовленного в полном объеме 14.05.2009, дело N А51-10586/2008-18-57 рассматривалось коллегией судей в составе: председательствующего судьи Д.В.Бруева, судей Т.Г.Брагиной и Г.В.Котиковой. Однако постановление суда кассационной инстанции от 14.05.2009 вместо судьи Г.В.Котиковой подписала судья Е.П.Филимонова.

В силу п.5 ч.4 ст.288 АПК РФ неподписание решения, постановления судьей или одним из судей либо подписание решения, постановления не теми судьями, которые указаны в решении, постановлении, является основанием для отмены решения, постановления арбитражного суда в любом случае. Руководствуясь названной нормой, Президиум ВАС РФ отменил постановление ФАС Дальневосточного округа от 14.05.2009 N Ф03-1992/2009 и направил его на новое рассмотрение в тот же федеральный арбитражный суд.

Учимся на чужих ошибках

Во многих случаях организации обращаются в ВАС РФ, когда речь идет о сложных противоречивых вопросах. В рассматриваемом случае заявитель, проигравший дело в трех инстанциях, для обращения в надзорную инстанцию выбрал формальный повод. Есть ли у организации шанс при новом рассмотрении дела в ФАС выиграть? Чтобы ответить на этот вопрос, проанализируем предыдущие решения по этому делу.

Поводом для возникновения судебного спора послужили результаты проверки общества на предмет соблюдения законодательства в сфере оборота и реализации алкогольной продукции. Налоговая инспекция обнаружила, что в принадлежащей обществу закусочной отсутствуют наименования и цены в меню и на ценниках на витрине на 0,1 л и 0,05 л алкогольной продукции, реализуемой в розлив. 10 сентября 2008 года инспекция составила акт проверки и определением возбудила дело об административном правонарушении, 11 сентября составила протокол об административном правонарушении, а 23 сентября вынесла постановление о привлечении общества к административной ответственности по ч.3 ст.14.16 КоАП РФ в виде штрафа в размере 30000 руб. Общество оспорило это постановление в суде. Но получило отказ в двух первых инстанциях. Перечислим основные аргументы кассационной жалобы.

2. При проведении проверки инспекция вышла за пределы своих полномочий, привлекая к ответственности юридическое лицо по ч.3 ст.14.16 КоАП РФ. Ссылка судов на п.1 ст.23.50 КоАП РФ ошибочна, поскольку эти нормы не содержат перечня организаций, которые уполномочены регулировать вопросы, связанные с поставкой и реализацией алкогольной продукции.

В статье 23.50 КоАП РФ действительно нет конкретного перечня организаций, уполномоченных проверять участников рынка алкоголя. В ней упоминаются органы, осуществляющие государственный контроль за производством и оборотом этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции, а также их должностные лица, уполномоченные рассматривать дела об административных правонарушениях. К числу регуляторов алкогольного рынка относится ФНС России и ее территориальные органы, в том числе налоговые инспекции на местах (ст.23 Федерального закона N 171-ФЗ, ст.6 Федерального закона от 21.03.91 N 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации», ст.23.50 КоАП РФ, Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное постановлением Правительства РФ от 30.09.2004 N 506).

Иными словами, эта претензия организации беспочвенна: у налоговиков есть полномочия на составление административных протоколов и рассмотрение дел об административных правонарушениях, ответственность за которые установлена ч.3 ст.14.16 КоАП РФ.

4. Налоговики необоснованно ссылаются в оспариваемом постановлении на ст.11 Федерального закона от 22.11.95 N 171-ФЗ.

Упомянутая статья устанавливает особые требования к производству и обороту алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции. В частности, такая продукция, находящаяся в розничной продаже на территории РФ, сопровождается информацией на русском языке, которая должна помимо всего прочего содержать сведения о наименовании, цене и объеме алкогольной продукции в потребительской таре. Эта информация доводится до потребителей в порядке, установленном Правительством РФ, то есть в соответствии с Правилами.

Читайте так же:  Приказ об увольнении

Следовательно, эта претензия организации необоснованна.

Итак, в данном деле у организации есть только одна зацепка: тот факт, что определение налоговой инспекции о возбуждении административного производства вынесено без участия законного представителя. Но с учетом того, что Президиум Высшего арбитражного суда РФ не рассматривал в комментируемом постановлении существо спора и не высказался по этому поводу, а отменил постановление федерального арбитражного суда по формальным признакам, шансов на то, что при новом рассмотрении ФАС изменит свою позицию по существу дела, практически нет.

Когда есть смысл идти до конца

Не извещен — не наказан

Совсем недавно правомерность одного из вердиктов, вынесенных в пользу налогоплательщика, фигурировавшего в деле об административном правонарушении по ч.3 ст.14.16 КоАП РФ, подтвердил ВАС РФ в Определении от 04.09.2009 N ВАС-10853/09. Инспекция ФНС России по г.Томску обратилась с заявлением о передаче в надзорную инстанцию дела, решение по которому было принято не в пользу налоговиков на уровне суда первой инстанции и на уровне федерального арбитражного суда (в апелляционной инстанции дело не рассматривалось; см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 30.04.2009 по делу N А67-145/09). В этом деле суды установили, что законный представитель общества не был извещен о времени и месте составления протокола об административном правонарушении и рассмотрении материалов административного дела, и сделали вывод о том, что инспекция нарушила порядок привлечения общества к административной ответственности.

Коллегия судей Высшего арбитражного суда РФ, изучив принятые по делу судебные акты и доводы инспекции, не нашла оснований для отмены постановления ФАС.

Какое уведомление считать надлежащим

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Организация и технологии документационного обеспечения управления

Протокол занимает особое место в системе организацион­но-распорядительных документов. С одной стороны, его мож­но отнести к информационным документам (так как он содер­жит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), а с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким образом, могут рассматриваться как распоряди­тельные документы.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе­ренциях. Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.

Обязательному протоколированию подлежат собрания ак­ционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в органы государственной вла­сти для регистрации (например, при регистрации коммерче­ских банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и т.д.).

Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем вручную или с использованием диктофона.

В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: краткая, полная или сте­нографическая.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (см. с. 94). Такой протокол рекомендуется вести только в тех слу­чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты вы­ступлений будут представлены секретарю или когда заседание носит оперативный характер.

Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся во­просы, принятые решения и фамилии выступавших, но и дос­таточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания (см. с. 95—96).

Стенографический протокол составляется на основе стено­графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе­редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше­ния по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на ос­нове рукописных стенографических или магнитофонных запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото­рый включает следующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса документа, место составления прото­кола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является да­та заседания (протоколы, как правило, оформляются после засе­дания). Если оно продолжалось несколько дней, то дата протоко­ла включает даты начала и окончания.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календар­ного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, как правило, отражает вид за­седания или коллегиальной деятельности и согласуется с назва­нием вида документа. Например: Протокол — заседания колле­гии; — собрания трудового коллектива; — совещания начальни­ков структурных подразделений.

Видео (кликните для воспроизведения).

Текст протокола включает вводную и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фа­милии и инициалы председателя и секретаря заседания (в крат­кой форме протокола эти сведения опускают). С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном по­рядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на за­седание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников проводится по спи­скам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола включается повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка дня заседания, как правило, составля­ется заранее и должна включать оптимальное количество вопро­сов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопро­са и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают пред­седатель и секретарь.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку (см. с. 97). При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, во­прос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от­ражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подпи­си, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для пред­ставления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Читайте так же:  Имущественный вычет при покупке квартиры в ипотеку необходимые документы и порядок получения суммы в

Что представляет собой протокол: формальность или важный документ

Печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;.

Нормативными правовыми актами могут устанавливаться дополнительные требования к некоторым видам протоколов, которые необходимо учитывать при их составлении и оформлении.
То есть цель любого документа – точно и недвусмысленно описать деятельность. Однако простые тексты легче воспринимаются и запоминаются, поэтому любая документация это компромисс между простотой усвоения и достаточным количеством информации для описания работы.

ПАМЯТКА по управлению документацией в подразделении

Предприятие чаще всего начинает знакомство с кандидатами заочно: через изучение присланных ими заявительных документов. Обстоятельный анализ каждой из поданных бумаг позволяет составить первичную картину о претенденте и определить необходимость «контактного» общения, а также сэкономить время работников службы управления персоналом, особенно при большом количестве вакансий и желающих получить рабочее место.
Как видите, трактовок у термина «протокол» довольно-таки много. Большинство формулировок существенных различий между собой не имеют, однако в любом случае они есть и их важно уметь выделять при рассмотрении определения в конкретной сфере жизнедеятельности человека.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.
С древности за ним закрепился обобщенный смысл, характеризующий протокол документом, который используется для фиксации некоторых событий, фактов и договоренностей.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16.

Подпись туриста является свидетельством того, что он ознакомлен с правилами, ценами на проживание и обслуживание. Затем данные из формы заносятся в журнал регистрации клиентов в отеле, что является своеобразной регистрацией («пропиской»). Журнал и карточные формы контролируются полицейскими, иммиграционными и иными службами государства.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и других органов.

Пожалуй, ни один аспект управления качеством не вызывает столько ненависти и раздражения у сотрудников и руководителей подразделений как управление документацией.

[3]

Основной целью отбора персонала является стремление работодателя установить пригодность возможного будущего работника. Принципиально пригодность налицо, если прослеживается достаточное соответствие между требованиями, обусловленными работой, и предпосылками успеха, продемонстрированными кандидатом. Однако часто кандидат представляется другим, чем он есть на самом деле: он предстает или в «выгодной окраске» или ведет себя очень осторожно.
Как было отмечено выше, с древней истории, предположительно со времен постройки египетских пирамид, семантика термина «протокол» стала заметна шире.

При этом в полной мере учитываются принципы территориальной целостности, невмешательства во внутренние дела и другие общепризнанные положения и нормы современного международного права.

Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

В зависимости от статуса вакантной должности на предприятии, помимо профессионализма, стараются оценить три вида поведения кандидата:

  • выразительность поведения (мимика, жесты, манера разговора);
  • рабочее поведение (организаторские способности, умение вести переговоры, способность к руководству);
  • социальное поведение (коммуникабельность, способность включиться в рабочую группу, умение приспосабливаться).

Распространенные элементы документа системы качества (из чего состоит документ?)

Виды и классификация документов

Основной целью отбора персонала является стремление работодателя установить пригодность возможного будущего работника. Однако часто кандидат представляется другим, чем он есть на самом деле. Для отбора многие работодатели используют ступенчатую систему отбора.
Причины такой неприязни вполне понятны – бумаг много, за ними надо следить, тратить кучу времени на написание, контроль использования и они (бумаги) являются целью в любой проверке работы подразделения и/или сотрудника.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

Для осуществления этой процедуры многие работодатели используют ступенчатую систему отбора, проводя один или два предварительных и затем — окончательный этап, применяя при этом различные методы — от аналитических до медико-психологических. Руководствуясь собственными соображениями об отборе, каждое предприятие использует либо полный набор отборочных методов, либо некоторые из них.

Тесты с ответами по предмету — Документационное обеспечение

Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Конечно, существенная модернизация и видоизменения в трактовке данного слова имели место, однако в большинстве его формулировок оно сохранил свой истинный формат документа.
Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
Однако и по сей день в стандартном виде под протоколом понимается некоторый документ. Подробней о его формате, особенностях и сферах применения поговорим сегодня.

Почему же, несмотря на раздражение своих коллег, специалисты по качеству так яростно борются за эти самые ненавистные бумажки?
Факт установления дипломатических отношений может быть зафиксирован в телеграммах глав двух соответствующих государств: главы вновь образованного государства, сообщившего об упомянутом факте и выразившего желание установить дипломатические отношения, и главы другого государства, получившего эту телеграмму и сообщившего в ответе о признании государства и согласии установить отношения.

Справочно-информационные документы — виды, порядок составления и оформления

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки и переписку, а также протоколы, предложения, представления.

Читайте так же:  Публикация о ликвидации юридического лица

Протокол – понятие, реквизиты, формы, порядок оформления

Деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников отражает протокол.

Протокол

— документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов.[3]

Различают следующие виды протоколов

:

  • протоколы заседаний в управленческой деятельности предприятий;
  • протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка;
  • протоколы, используемые при выработке и заключении договоров.

Протоколы заседаний в управленческой деятельности оформляются на основании черновых записей хода этих заседаний, тезисов докладов и выступлений, проектов решений, стенограммы, звукозаписи и др. Ответственность за подготовку и правильность записей протокола лежит на председателе и секретаре, ведущих заседание.

Протокол может оформляться как на общем бланке

предприятия, так и на специальном бланке протокола или на листах формата А4.

Обязательными реквизитами протокола являются

: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

При оформлении различают два типа (формы) протоколов

:

  • полный протокол — содержит запись всех выступлений на заседании;
  • краткий протокол — содержит только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления.

Здесь представлены образцы оформления протоколов

в полной и краткой форме.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Текст полного протокола

состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, всех присутствующих на заседании (в алфавитном порядке) и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Если количество присутствующих превышает 15 человек, то делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью протокола.

Текст основной части

протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

В разделе

«СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе

«ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе

«ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.[6]

Протокол может также фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).[4]

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.[2] Запись выступления излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. [6]

Предложение и представление как виды справочно-информационной документации

Предложение

– документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. [3] Такие предложения касаются служебной и административной деятельности.

Коммерческие предложения, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Предложение по служебной (административной) деятельности составляется аналогично докладной записке

, где содержание разделяется на две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, оформляются на стандартном листе бумаге, подписываются составителем, представляются руководству.

Кроме того, предложения могут представляться и в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в их компетенции. Оформляются такие предложения на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами предложения являются

: наименование структурного подразделения, (наименование организации, если адресованы в вышестоящую организацию), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (если адресованы в вышестоящую организацию), заголовок к тексту, адресат, подпись.

Под представлением понимается

документ, в котором выражается инициатива о применении к работнику конкретных мер или о совершении в отношении работника определенных действий. [5] Инициатива в данном случае исходит от начальника того структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

Во многом представления напоминают характеристики

. Более того, в некоторых из них характеристики включаются в виде отдельных блоков. Однако — это разные документы, отличающиеся как по содержанию, так и по оформлению.[5]

Здесь представлен образец оформления представления

к поощрению сотрудника предприятия.

Обязательными реквизитами представления являются

: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Другие статьи по данной теме:

  • назад:Порядок составления и оформления организационно-распорядительных документов (приказа, распоряжения, постановления и др.)
  • далее:Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления
  • Образцы оформления полного и краткого протокола заседания Совета директоров
Видео (кликните для воспроизведения).

Список использованных источников

Источники


  1. Щепина, Анастасия Петровна Римское право. Шпаргалка / Щепина Анастасия Петровна. — М.: РГ-Пресс, Оригинал-макет, 2016. — 757 c.

  2. Виктор, Дмитриевич Перевалов Теория государства и права 5-е изд., пер. и доп. Учебник и практикум для прикладного бакалавриата / Виктор Дмитриевич Перевалов. — М.: Юрайт, 2016. — 690 c.

  3. Взаимодействие органов имущественного блока Санкт-Петербурга с юридическими и физическими лицами по вопросам оборота государственного недвижимого имущества и управления государственной собственностью. — М.: Леонтьевский центр, 2004. — 624 c.
Что представляет собой протокол формальность или важный документ
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here